Google drive là gì? Cách dùng các tính năng miễn phí tiện lợi của Google drive mà bạn chưa biết

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính… Cùng tìm hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như cách dùng các tính năng miễn phí tiện lợi của google drive mà không phải ai cũng biết!

1 Google drive là gì?

Khái niệm Google drive 

Google Drive – dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên. 

Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, một bộ phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, bản vẽ, biểu mẫu,…

Khi bắt đầu sử dụng tài khoản Google drive, bạn có sẵn 15 GB miễn phí để lưu trữ. Bạn có thể lưu trữ qua Google Drive, Gmail, và Google Photos cùng 1 lúc (nếu người dùng muốn giữ dung lượng gốc để không ảnh hưởng chất lượng của hình ảnh).

Ưu điểm của Google drive​

• Tệp trong Drive là riêng tư cho tới khi bạn quyết định chia sẻ chúng. Bạn có thể nhanh chóng mời người khác xem, nhận xét và chỉnh sửa bất kỳ tệp hoặc thư mục nào bạn chọn.
• Quét tất cả tài liệu giấy của bạn bằng Drive dành cho Android. Chỉ cần chụp một bức ảnh của những tài liệu như biên nhận, thư và bản sao kê – và Drive sẽ lưu trữ chúng ngay lập tức dưới dạng tệp PDF.
• Drive có thể truy cập được từ mọi điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính. Bạn có thể sử dụng ở bất cứ nơi đâu.
• Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ.

Lưu ý khi dùng Google drive 

• Người dùng có thể nâng cấp dung lượng 15GB theo chi phí gói trả hàng tháng để tăng dung lượng lưu trữ. 
• Tài liệu sử dụng Google Docs theo định dạng (kể cả .gdoc, .gslides, và .gsheet) không tính bị giới hạn.
• Trong Google+ Photos, hình ảnh phải nhỏ hơn 2048 x 2048 pixel và video phải ngắn hơn 15 phút sẽ không giới hạn.
• Tải tệp tin trong Microsoft Office và có định dạng mở (với thay đổi định dạng) sẽ định dạng theo Google và có thể lưu trữ không bị giới hạn.

2 Các tính năng của Google drive

Gửi trực tiếp tệp thông qua gmail

Bạn có thể gửi trực tiếp tệp từ drive qua gmail và người nhận có thể mở trực tiếp hoặc lưu tệp vào driver của họ mà không cần phải tải về. Để làm được điều này, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng của drive ở thanh công cụ dưới thư và chọn tệp cần gửi.

Cộng tác trực tuyến trở nên dễ dàng

Thay vì các thành viên trong nhóm sẽ gửi từng phần của mình cho cả nhóm và phải kết hợp chỉnh sửa lại để tạo ra tệp hoàn chỉnh. Với google drive, cho phép nhiều tài khoản cùng chỉnh sửa một tệp văn bản, trang tính hay trang trình bày, cùng với đó, các thao tác trên tệp đều được tự động sao lưu khi kết nối trực tiếp. Nhờ đó, việc làm việc nhóm sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

• Để theo dõi lịch sử thao tác của các thành viên trong nhóm, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Shift+G
• Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các phím tắt của Google drive, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + / từ bất cứ nơi nào trong trang web

Sao lưu dữ liệu từ điện thoại

Bạn muốn sao lưu dữ liệu quan trọng của điện thoại vào Drive? Bạn chỉ cần chọn trên Google Drive của điện thoại : Settings -> Backup và chọn phần bạn muốn sao lưu như danh bạ, sự kiện hoặc ảnh, video. Chỉ cần bật On Auto Backup và mất một thời gian để điện thoại của bạn có thể sao lưu. Đồng thời, suốt quá trình đó điện thoại cần được kết nối Wi-Fi.

Tạo bảng khảo sát, thu thập dữ liệu

Bạn có thể tạo ra các bảng khảo sát ý kiến, thu thập dữ liệu từ Google Drive bằng việc mở tạo File và chọn “Google biểu mẫu” sau đó làm theo các bước hướng dẫn. Với tính năng này, bạn có thể kết hợp mọi loại hình câu hỏi như văn bản đơn thuần, chọn câu trả lời có sẵn (với hộp kiểm) hoặc nhiều loại hình khác.

Xem thêm:

Cách scan tài liệu bằng Google Drive trên điện thoại

Cách sao lưu và phục hồi tin nhắn trên điện thoại Android vào Email, Dropbox hoặc Google Drive

​

Với những ưu điểm cùng tính năng trên, việc sử dụng Google drive sẽ là trợ thủ đắc lực trong công việc thời đại công nghệ 4.0 này! Nếu biết thêm các mẹo hay nào trong việc sử dụng Google driver thì đừng quên chia sẻ cho các thành viên của Điện máy XANH nhé!